Guía · 6 min de lectura

Cómo cobrarle a un alumno que debe, sin quedar mal.

Cuándo avisarle, qué decirle y qué hacer si igual no paga. Con los mensajes de WhatsApp listos para copiar, del más suave al más firme.

Por qué cuesta tanto

Al alumno lo ves tres veces por semana.

Sabés cómo se llaman sus hijos, de qué trabaja y qué le duele la rodilla.

Y de golpe tenés que pedirle plata.

Por eso a casi todos los profes les cuesta cobrar. No es falta de carácter: es que el vínculo y la plata se mezclan.

La buena noticia es que la mayoría no te debe por mala fe. Se olvida. Pagó otras cosas, se le pasó la fecha, pensó que ya te había transferido.

Si lo pensás así, avisarle deja de ser un reclamo y pasa a ser un favor.

Antes de que alguien deba: reglas claras

La mitad de los problemas de cobro se resuelven antes de que existan.

Cuando alguien se anota, dejale por escrito tres cosas:

• Qué día vence la cuota. El mismo día para todos es más fácil de recordar que "un mes desde que te anotaste".
• Cómo se paga. Tu alias, efectivo o lo que uses. Cuanto más fácil, antes te pagan.
• Qué pasa si se atrasa. Si vas a cobrar recargo, este es el momento de decirlo, no cuando ya debe.

Un mensaje de bienvenida con eso alcanza. Después no hay sorpresas para nadie.

Cuándo avisar

Tres momentos cubren casi todos los casos:

1. Dos o tres días antes del vencimiento. Es un recordatorio, no un reclamo. Nadie se ofende.
2. El día que vence. Corto y simple. Es el aviso que más pagos trae.
3. A la semana, si todavía no pagó. Acá ya hablás de cuota vencida, pero con la puerta abierta.

Si después de eso sigue sin pagar, a las dos o tres semanas va un mensaje más firme, y si tampoco alcanza, una charla en persona.

Sobre la hora: mandalo cuando el alumno puede pagar en el momento. A media mañana o después del almuerzo funciona mejor que a las once de la noche, cuando lo lee, piensa "mañana" y se le pasa.

Los mensajes, listos para copiar

Cambiá el nombre, el mes y el alias, y mandalos tal cual.

Cómo decirlo para no quedar mal

• Siempre por privado. Nunca en el grupo de la clase ni delante de otros alumnos.
• Con su nombre. Un mensaje con el nombre se siente personal; uno genérico se siente cadena.
• Sin pedir perdón. "Perdón que te moleste" le dice al alumno que cobrar es algo malo. No lo es: es tu trabajo.
• Con el alias en el mismo mensaje. Si tiene que preguntarte cómo pagarte, ya hay una excusa para dejarlo para después.
• Agradeciendo cuando paga. Un "Gracias, recibido!" cierra el tema y deja todo bien para el mes que viene.

Cuando paga: mandale el recibo

Parece un detalle, pero cambia mucho.

El alumno queda tranquilo porque tiene la prueba de que pagó.

Vos quedás tranquilo porque, si en tres meses hay una duda, está todo por escrito.

Y tu gimnasio se ve más serio, aunque seas vos solo con una llave y una pava.

No hace falta un talonario: una imagen por WhatsApp con tu nombre, el del alumno, el mes, el monto y un número de recibo alcanza.

Si igual no paga

Pasa. Y casi siempre hay algo detrás: se quedó sin trabajo, se lesionó, se está por ir.

1. Hablalo en persona, antes o después de la clase. Preguntá cómo está antes de hablar de plata.
2. Ofrecé un plan. Pagar la deuda en dos o tres partes junto con las próximas cuotas.
3. Si no puede venir, frená la cuota. Un alumno lesionado que vuelve en dos meses vale más que una deuda que nunca se cobra.
4. Si no hay acuerdo, decidí si sigue. Con respeto y por privado. Nunca lo escraches en el grupo ni en redes: eso te cuesta más alumnos que la deuda.

Cómo lo hacemos en Quotagym

Todo lo de esta guía se puede hacer con una libreta y paciencia.

Si preferís que lo haga una app, así funciona Quotagym:

• En «Hoy» ves quién vence pronto, a quién le vence hoy y quién está atrasado, apenas abrís la app.
• El aviso ya sale escrito según el caso, con tu alias y el recargo si lo usás. Lo mandás desde tu WhatsApp, y si querés lo cambiás.
• Anotás quién te pagó en dos toques, y le mandás el recibo con tu logo.
• Si un alumno no va a venir un mes, lo marcás y ese mes no le figura deuda.

Los primeros 30 días son gratis. Si todavía llevás las cuotas en una planilla, también te dejamos una planilla de cuotas gratis.

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